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期刊编辑部高质量发展要点

对于期刊编辑部而言,质量问题已成为关系其生死存亡的一个重要问题。一方面,出版管理部门对期刊质量考核提出了较高的要求;另一方面,评价机构对于期刊的排名与期刊质量息息相关。出版管理部门和评价机构对于期刊质量的评价结果又通过年度考核作用于编辑部,使编辑部面临较大压力。过去有不少关于期刊质量的研究,主要围绕期刊本身的质量展开,考察政治标准、学术质量、编辑质量、印刷质量等[1-2];也有研究单项质量的,如对审稿质量的研究,关注在线审稿质量[3]、初审质量[4]等。这些研究所探讨的质量问题当然都很重要,但是对于编辑部而言这些研究探讨的质量仍然是不完全的,所忽视的质量部分是内容生产过程及其依赖的条件。因此,本文尝试运用全面质量管理(TQM)理论对编辑部质量表现及其成因加以分析,并将过程质量控制的思想纳入到编辑部质量调控之中。

1期刊编辑部质量构成分析

首先区分期刊质量与期刊编辑部质量。期刊质量是对期刊的质性评价,在狭义层面主要涉及期刊的政治标准、学术质量、编校质量、印刷质量等4个方面;在广义层面,可以包含期刊生产链上的其他环节,如来稿情况、初审质量、匿名审稿质量等,甚至包含期刊产业链的其他方面,如后期推广、阅读量、下载量、引用量、二次转载情况,及由它们所衍生的指标。而期刊编辑部质量则属于更大的质量范畴,包括期刊质量。除了期刊质量之外,期刊编辑部质量围绕编辑部的人、财、物、事、绩展开,由此形成期刊编辑部的质量体系。期刊编辑部人、财、物、事、绩的关系如图1所示。编辑部是一个生产部门,从事的是将思想转化为可传播介质的生产工作。编辑部主要为他人思想的转化提供服务,但自身也可从事思想的生产。期刊编辑部“事”的核心是期刊的编辑出版,在编辑出版之外还有一系列相关的管理和服务工作,如对编辑部人员工作的维持、考察、考核,为作者、数据库部门、科研部门提供的服务,完成期刊主管部门、主办单位所交付的任务。当前,许多期刊编辑部因人手所限,编辑出版以外的事务占据了越来越多的时间和精力,这些事务完成的好坏对于期刊评价越来越重要。“人”就是编辑部的人力资源,包括管理人员(主编、副主编)、编辑、校对、办公室人员、编务等。在一些小型期刊编辑部里,许多人往往身兼数职,可能既是主编,也是编辑,甚至还要完成办公室工作,所以人员的职责或职能不一定是唯一的。“财”就是编辑部可支配的资金,包括主管单位拨款、研究项目(来自政府部门的期刊项目、栏目项目、出版项目、宣传项目,以及期刊协会项目)、编辑业务收入(如期刊发行费、网络出版费等)、非编辑业务收入(如广告费、基金捐赠等)。在期刊编辑部,“人”是部分“财”的创造者(图1的路线②),也是所有“财”的支配者(图1的路线①)。对于多数期刊编辑部而言,资金往往是流动的,会在不同年份有所变化,且在当年耗尽。“物”就是编辑部使用的各种设备、办公用品、耗材等。“物”既有往年购置的,也有当年购置的,因此“财”可以转化为“物”(图1的路线⑤),但并不必然转化为“物”,也可能由“人”所消耗。在“人”创造“财”的过程中,“物”有参与的贡献(图1中路线③和④反映了“物”的这种作用)。如果“物”是固定资产,那么“人”“财”“物”就构成了编辑部的各项事务(包括编辑出版事务、管理事务和辅助事务)的投入,这些事务则是编辑部的产出(图1中的路线⑥和⑦)。出版的期刊(包括纸质版和电子版)是编辑部主要但非唯一的产出,制度文件、总结、计划、报表等也都是编辑部的产出,是编辑部人员劳动的结晶。尤其在当前各种考核和规章制度层出不穷的情况下,制度文件、总结、计划、报表数量众多,规模庞大,在编辑部工作中所占比例越来越大,成为不容忽视的产出类别。编辑部的“绩”就是期刊、制度文件、总结、计划、报表等的数量和质量(图1中的路线⑧)。期刊编辑部获得的“财”在很大程度上受到了“绩”的影响(图1中的路线⑨体现了这种反馈作用),期刊编辑部资金来源越单一,“绩”对“财”的影响就越大。在分析了期刊编辑部的投入—产出系统之后,期刊编辑部的质量体系也就浮出水面了。编辑部的质量体系体现为,编辑部通过人、财、物的相互作用所完成的“事”,由“事”所形成的“绩”的质量,及由“人”和“财”所承载的单位质量(虽然“物”参与了“事”的生产,但是“物”的种类较多,不宜作为单位质量的分担者)。对于“事”的质量,评价的标准在于“事”完成的程度、难度和好坏;对于“绩”的质量,评价的标准是“绩”的层次、等级和多少。在此基础上,形成人均完成的“事”或“绩”和每万元投入完成的“事”或“绩”这样两组单位质量指标。此外,期刊编辑部的核心产出——文章也可以成为单位质量的分母,但是可由其平均的质量项目较少。需要指出的是,不是所有的“事”或“绩”都适用单位质量测度。因此,期刊编辑部的总体质量与单位质量是相互补充的关系,而非替代关系。

2基于全面质量管理的期刊编辑部质量评价

美国质量大师费根堡姆(Feigenbaum)博士早在20世纪60年代就提出了全面质量管理的核心概念[5]。全面质量管理是全过程的质量管理、全员参与的质量管理、全面的质量管理和多方法的质量管理[6]。在期刊领域进行全面质量管理,已有相关的研究。这些研究强调期刊的学术质量、编校质量、印刷质量、期刊服务质量[7],以此为中心又形成了工作质量和信息质量,工作质量包括人员背景、工作条件和工作方法,信息质量包括调研代表性、调研系统性、信息针对性、信息权威性[8]。这些研究把握住了期刊的核心,即刊物的生产及其辅助工作,但是忽视了编辑部与刊物生产不相关或关联度不高的工作,如在制度文件、总结、计划、规划、报表等方面的生产。这些生产工作虽然不直接导向纸质刊物或电子刊物,但是其完成情况及对人、财、物的占用会影响刊物的生产,因此是不容忽视的。所以,对于期刊编辑部而言,基于全面质量管理的质量评价应从如下方面展开。2.1过程质量评价——以“事”为中心。过程管理是实现结果的要件,而过程质量管理则是实现结果质量的要件。没有过程质量,就不会有结果质量。要确保过程质量,首要的是评价过程质量,确定过程质量中的可控指标(因素)。对于期刊编辑部而言,过程质量包括了围绕刊物生产的过程质量和非刊物生产的过程质量。这两类质量的实现都依赖于期刊编辑部的“事”的完成。因此,期刊编辑部的过程质量评价要以“事”为中心。具体而言,它包括完成事情的难度、程度、时间、好坏等4个维度。把事情的难度作为过程质量评价的一个维度是不难理解的。在跳水、体操等体育运动中一个动作对应一个难度系数分,这个分值反映了完成动作的难易程度。类似地,在期刊编辑部的所有事务中,难度系数必然有高低之分。正是因为有难度差异,所以才需要由能力不同的人共同构成编辑部人员队伍。难度系数低的事务可以由能力低的人完成;难度系数高的事务则由能力高的人完成。在编辑部工作中,由于人员能力和时间等因素所限,经常会出现一些事情看似完成实则未完成的情况,甚至有的事情需要彻底返工。所以,完成程度就成为事情质量的一个评价维度。如果完成一件事情的时间超过了允许的时间范围,那么即使这件事情完成的质量很好,也可能失去价值。所以,是否在规定时间内完成就成为过程质量评价的一个指标。同时,过程内在地蕴含着时间轴。最后是事情完成的好坏这个评价维度。完成的好坏既有显性的区分标准,也有隐形的或感性的标准。例如,要做编辑部的发展规划,就要在这个规划里讲清发展目标、发展思路、要解决的关键问题、发展措施,这几个方面都是缺一不可的。在发展规划这个例子里,规范的结构及由结构所固定的范围成为显性的区分标准,缺少某一个或某一个方面写得不清晰、不透彻,就意味着质量没有达到要求。同时,上级或管理部门对于编辑部的规划必然有一个预期,这个预期带有主观性,并且不一定会表达出来;在没有正式文字约束的前提下,编辑部做出来的发展规划可能没有达到上级或管理部门的预期,这就使规划出现了与预期相比较的“质量差距”。期刊编辑部过程质量评价分区如图2所示。设难度系数为D,完成的程度为L,完成的好坏为S,完成的时间为T,过程质量为QP。如果在规定的时间完成,T=1;反之,T=0。最简单的过程质量评价函数为QP=T•D•L•S。如果在规定的时间内完成,该评价函数简化为QP=D•L•S;反之,该评价函数简化为QP=0。假设在规定的时间内完成,那么对评价函数影响较大的一个指标是完成的程度。完成的程度要么是100%,要么是小于100%的某个非负数。为了简化起见,假设完成的程度不足100%时,L=0。这样一来,只需要考虑完成的程度是100%时的情况。假设在规定的时间内完成程度为100%时,则过程质量评价函数简化为QP=D•S。这是一般化的过程质量评价函数。因为在编辑部正常运行的情况下,应该在规定的时间内百分之百地完成应该完成的事务,所以正常情况下,T=1,L=1,那么QP=D•S就是正常的过程质量评价函数。假设对难度系数的评价为较难(用V表示)、一般(用N表示)、较容易,对完成好坏的评价为好(用G表示)、一般、坏(用B表示),两者关系如图2所示。在图2里,横轴表示完成的好坏,纵轴表示难度系数,原点O点表示难度系数为较容易且好坏度一般。图2坐标系包括两个象限,第一象限的四边形OVHG被NM水平线区分为b和c两个区域,第二象限只有a区域。这样一来,坐标系里的每一点都对应于难度系数和好坏度的两种质性组合。在a区域,由于完成的好坏由一般转向坏,所以a区域属于没有质量的区域;由N点向右上方区域出发,每一个点都对应于比一般更难的难度系数和较之一般更好的评价,所以该区域为高质量区域;由M点向原点O方向出发,由于难度系数在一般以下,评价由好转向一般,所以质量转为一般,该区域为低质量区域。H点对应于最好的评价和最难的系数,是最优质量点。正常运转的期刊编辑部应确保在区域b和c运行,最好在区域b运行。区域b在现实中的寓意是,一个追求成长的编辑部不断提高过程质量,对过程中的每项事务都提出了较高要求,这反映在难度增大,以及完成后能够得到更好的评价方面。区域c在现实中的寓意是,一个保持稳定的编辑部在尽可能稳定的前提下追求更好的评价,因此不会对自己提出过高的挑战。区域a在现实中的寓意是,一个编辑部不求上进,因而无论其完成的工作难度如何,都难以得到好的评价。期刊过程质量评价的内容包括:①出版工作质量评价,如对出版周期、论文评审、论文编辑、论文校对、论文印刷等进行评价。例如,论文编辑质量体现在论文结构的完整性和合理性、论文引用的完全性和规范性、论据的可靠性和科学性、版面的适当性、论文格式合乎要求、论文要素齐全等方面;论文校对质量体现在没有错别字、漏字、多字、语法错误、常识错误、知识错误、原理错误、标点符号错误、数字使用错误、图表错误、公式错误、语法错误、格式错误、引用错误、参考文献错误等方面。②出版辅助工作质量评价,如对回复作者、联络上级领导和管理部门、联络相关机构、邮寄出版物、报账、报送材料等进行评价。这些事务性工作有的不满足全部4个维度,例如对邮寄出版物和报账的质量评价应侧重于是否在规定时间内完成。③党务工作质量评价。近年来,随着党建工程的开展,编辑部党务工作越发凸显其重要性,占据了编辑部较多的工作时间。党务工作时间紧、要求高,因此完成的时间和完成的好坏是党务工作质量的主要评价标准。④行政工作质量评价。由于多数期刊编辑部人手较少,但是,“麻雀虽小,五脏俱全”,期刊编辑部仍要承担必须承担的行政职责和任务。这些职责和任务包括了一般性的管理和各种材料的完成,如今材料占据了行政工作的大多数时间。因此,行政工作质量主要是对各类材料质量的评价。⑤其他工作质量评价,如对扶贫工作、调研工作、期刊会议工作、期刊学会工作、期刊培训工作等的评价。这些工作有的是“规定动作”,有的虽非“规定动作”,但如果不进行,会影响编辑部的考核、评价或工作效率。2.2结果质量评价——以“绩”为中心。事务性工作最终的归宿是结果,对于编辑部而言,这些结果表现为期刊的差错率,期刊的下载量、引用率、二次转载情况等影响力,完成制度文件、总结、计划、规划、报表等的行政力,编辑出版类的项目、论文、获奖等研究力,对期刊及编辑部的考核和评价等“座次表”。编辑部所有工作的成效都藉由这些结果得到反映,因此,它们构成了编辑部的“绩”。过去对期刊编辑部结果质量的研究大都仅考察影响力和差错率,而忽视了对其他结果质量的评价。第一,差错率。这里的差错率往往是由出版管理部门确定的,而非自定的。国家规定的期刊差错率标准是万分之二,各个期刊编辑部会根据自身情况在国家标准基础上调小差错率。但是,由于各种因素,要达到更低的差错率是比较困难的。影响差错率的因素有4个:一是原稿文字质量较差。由于写作水平不够,不少作者(包括一些名家)的文字质量都比较差,在学术审查时,审稿人没有仔细审读文字,导致一些文字质量比较差的稿件通过评审。即便审稿人认真审稿,在学术性和文字性之间做出取舍也是艰难的,目前主要还是以学术性标准取舍稿件。二是校对者水平不够。不少期刊都缺乏专业校对人员,而由编辑兼做校对。一方面,编辑比较忙;另一方面,确实有一些文字基础薄弱的编辑。所以,低水平校对者会导致较多错误没有得到及时发现和修正。三是排版错误。电脑排版极容易出现打字错误,或排版员因粗心遗漏一些重要的修改项。四是审读员误判。虽然国家和各省挑选的审读员都是经验丰富的编辑和校对者,但是由于个人语言偏好或其他原因会出现误判,从而影响期刊差错率。第二,影响力。影响力是复合型指标,是由研究者、二次转载机构进行筛选的结果,反映的是期刊刊发论文受关注的程度。在核心期刊评价中,影响力成为一个区分度较高的指标,备受期刊编辑部重视。对于影响力的追求在一定程度上扭曲了研究的本真,导致了研究的功利化、短期化,增加了研究的浮躁性。同时,一些期刊为了提升“影响力”进行了不少“操作”,所以,“影响力”的“水分”就越来越多。但是,怎样挤出“影响力”的“水分”仍面临不小的困难。国家层面已开始了“挤水分”的工作,首先拿SCI开刀,打开了一个新的科研局面。第三,行政力。制度文件、总结、计划、规划、报表等部门任务甚至消耗了较期刊出版工作更多的时间。这些任务有的是因检查而产生的,有的是正常的工作。从与期刊出版工作的关系来看,有的行政性工作是对期刊出版工作的规范,如制度文件;有的是对期刊出版工作的反思,如总结;有的是对期刊出版工作的指导,如计划、规划;有的是对期刊出版工作的统计,如年度统计报表或专业性统计表。这些行政性工作的完成质量对于期刊出版工作是有一定影响的。所以,需要对行政力质量加以评价。评价的标准主要是文本的完整性、规范性和应用性。文本考虑得越全面,对于工作的开展越有利;文本越规范,修改文本的可能性就会越小;文本的应用性越好,越能提高编辑部的工作效率。影响行政力质量的因素主要有编辑部的管理能力、分析能力和写作能力。管理能力为基,分析能力为要,写作能力为眼,三者共同决定了行政力质量。第四,研究力。研究力或是制度造就的,或是主动形成的,但无论哪种情况,研究力都应该受到编辑部的关注。行政力是向内的,研究力是向外的,但它们都是编辑部可以调整和追求的。研究力的制度压力来自两个方面:一是编辑职称要求;二是期刊考核和评价要求。编辑部的内驱动力在于,编辑部要实现发展目标,就要研究编辑出版本身,并通过项目研究或论文呈现。获奖则是对编辑部研究力的肯定。影响编辑部研究力的因素较多,有内在的,如编辑部人员的学历、能力、知识结构等;有外部的,如同行的竞争、研究资源的稀缺性等。2.3单位质量评价——以贡献为中心。前面已分析过,可行的单位质量主要是以“人”或“财”为分母的,但是对应于部分结果质量,也可以用期刊论文篇数为分母。无论哪一种情形,单位质量衡量的都是“人”“财”或文章对总体质量的贡献,所以单位质量是以贡献为中心的。首先,由人员承载的质量。这类质量包括个体差错率、个体二次转载情况、个体引用次数、个体下载次数、个体项目数及级别、个体论文数及级别、个体获奖数及级别、个体编辑的篇数、个体校对的版面数、个体审稿量、个体回复量、个体完成的材料等。由人员承载的质量可以衡量编辑部成员的个体贡献,通过个体贡献为编辑部内部绩效分配提供依据。由人员承载的质量的影响因素包括个体能力、个体工作态度、个体身体状况、个体投入时间等。个体能力越强,单位质量越高;个体工作态度越好,单位质量可能越高;个体身体状况的影响不太明确,但较差的身体状况势必影响单位质量;个体投入编辑部的工作时间越多,单位质量可能越高。其次,由资金承载的质量。理论上,所有可以量化的质量指标,都可以被资金所“平均”。对于期刊编辑部所在单位而言,衡量单位资金的效益是极为重要的。单位资金的效益包括单位资金的数量效益和质量效益。尤其在比较注重量化考核的单位,对于资金的使用都会有明确的考核目标,在考核目标里明确了要达到的数量和质量。因此,通过衡量由资金承载的质量,可以研判资金的投入—产出关系,为未来资金的进一步投放和优化使用提供参考。最后,由单篇文章承载的质量。对于期刊编辑部而言,文章相当于编辑部的核心产品,因此,由文章承载的质量就是单位产品的质量,或者说是平均意义上的产品质量。通常情况下,评价机构会将影响力中的质量指标按载文量加以平均,计算单位文章承载的质量,表现为篇均下载量、篇均引用次数、篇均他引次数等。

3期刊编辑部高质量发展对策

期刊编辑部的质量体系由过程质量、结果质量和单位质量组成。过程质量是结果质量的保证,单位质量则衡量了投入要素中“人”“财”以及核心产出的质量贡献。期刊编辑部的高质量发展包含过程高质量发展、结果高质量发展和贡献高质量发展3个维度,3个维度相互关联,互融共生。因此,可从以下3个方面促进基于全面质量管理的期刊编辑部高质量发展。3.1以结果质量为导向倒推过程质量。期刊编辑部在确定高质量发展战略时要“锚定”结果质量。如果没有明确的目标,就难以把握过程质量。第一,对于差错率,期刊编辑部要在国家标准基础上制定自己的差错率标准,把该标准作为结果质量考核指标之一,并以此为导向,对每一期的编校质量制定严格的控制措施,将差错率问题解决于过程管理之中。期刊编辑部要经常分析易错点,形成差错知识库和数据库,通过不断熟悉差错知识库和数据库,“温故而知新”,消灭差错;要组织编辑进行编校业务学习,通过主动学习和参与培训不断提高编辑的编校能力;要重视编校流程,引入刊前审读机制,将三审三校发展为三审四校甚至四审四校。第二,对于影响力,期刊编辑部要关注促进影响力提升的论文特质。有利于传播的论文看似千差万别,实则具有某些共同特质。找出这些特质,并以此指导选稿过程,那么刊出的论文自然就有了形成影响力的根基。第三,对于行政力,期刊编辑部要明确完成行政任务的时间节点和具体要求。一方面,要按时间节点操作,“一步一个脚印”;另一方面,要在规定时间内达到要求。不少行政任务需要经受时间的打磨,期刊编辑部不能过于自由地发挥,一定要完成“规定动作”,在“规定动作”基础上才可以实施“自选动作”。第四,对于研究力,期刊编辑部要“在干中学,在学中干”。研究力的形成不是一蹴而就的,需要久久为功,持续发力。尤其对于人员素质不高或人手不足的编辑部而言,在繁重的出版工作、出版辅助工作、党务工作、行政工作之余从事研究,往往心有余而力不足。但是,如果不形成研究力,将不利于编辑部人才队伍的建设,不利于编辑部的可持续发展。所以,编辑部要由小目标开始,逐步扩大研究力的质量目标。3.2以单位质量为纽带倒逼过程质量。单位质量是期刊编辑部更为本质性的质量。扭住单位质量的“牛鼻子”,就可以通过单位质量倒逼过程质量。第一,加强对人员承载质量的考核。每一项工作都是由人完成的,不同的人完成的工作数量和质量效果有很大的差异。造成质量问题的原因有不可避免的客观因素,也有主观因素,因此,要通过考核这根指挥棒减少、化解和消弭由各种由于主观因素所造成的质量问题。第二,减少资金的无效使用,发挥出资金的质量效用。通过对单位资金质量的考察减少资金使用效率和效益较低的领域,促进资金流向资金使用效率和效益较高的领域,盘活资金,实现资金的最大质量效用。第三,发掘版面潜力,逐步减少“零被引”“零关注”文章。期刊最大的资源是版面,但是版面资源又是有限的。如果利用有限的版面资源只能得到无效的产品(“零被引”“零关注”文章),就浪费了资源。所以,期刊编辑部要研究单篇文章贡献,从中提炼出办刊规律,依照规律选文刊文,充分发掘版面潜力,提高版面资源的社会价值。3.3以绩效激励为手段激发质量生产。如果期刊编辑部确定了高质量发展的理念,那么就要在实践中避免“又要马儿跑,又要马儿不吃草”的现象。不少编辑部都存在着激励不足甚至没有激励的窘境,造成类似窘境的原因是多方面的,但这不是本文关注的焦点。如果没有激励机制,编辑部就是吃“大锅饭”,表现在推诿塞责,人浮于事;即使做事,也心不在焉,编辑部只能得过且过,难以发展。要实现编辑部的高质量生产,就要建立激励机制引导编辑部人员的时间配置、精力投放和职责认领。有效的激励机制要实现按事激励与按绩激励相结合、按量激励与按质激励相结合、按时激励与按度激励相结合,使激励与贡献相匹配,以此激发编辑部人员参与质量生产的积极性、主动性和能效性。

期刊编辑部的人、财、物、事、绩等构架了编辑部的质量体系,因此需要运用全面质量管理方法来调控期刊编辑部质量。在期刊编辑部全面质量管理中,首先需要对构成质量体系的各个方面进行有针对性的评价,然后才能基于评价结果施加必要的调控手段。对于期刊编辑部的质量评价从过程质量、结果质量、单位质量3个维度展开,这3个方面的质量维度有助于实践对于期刊编辑部的全面质量管理,且具有互补性和逻辑自洽性。进而,提出了期刊编辑部高质量发展对策,即以结果为导向倒推过程质量、以单位质量为纽带倒逼过程质量和以绩效激励为手段激发质量生产。

作者:王志标 单位:长江师范学院学报编辑部

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